Procedury – dla wielu z Was to słowo zapewne nie kojarzy się pozytywnie. Dość często są, bo są, ale w praktyce się ich nie używa. Albo działają wbrew logice, szczególnie w urzędach. Warto pamiętać, że procedury mają także zalety. Tylko trzeba do tego podejść odpowiednio :)

Dobra procedura powinna być…

Żeby nie tracić czasu na tworzenie czegoś, czego potem się nie używa warto mieć na uwadze kilka ważnych kwestii.

Procedura musi mieć określony cel

Sami nie lubisz robić pewnych rzeczy, gdy nie widzisz w nich sensu. Prawda? To samo jest z procedurami. Tworząc procedurę należy zrealizować postawiony przed nią cel. Takim zadaniem może być na przykład standaryzacja kontaktowania się z klientami. Dzięki temu klient doświadcza bardzo podobnego sposobu kontaktu, niezależnie jaka osoba z firmy to robi.

Dotyczyć konkretnego tematu

Procedura nie może być o wszystkim i o niczym. Jedna procedura powinna dotyczyć jednego zagadnienia.

Zawartość przejrzysta i krótka

Jeżeli procedura ma być wykorzystywana w firmie musi być dość krótka i przejrzysta. Wszyscy zainteresowani muszą ją rozumieć i być w stanie zapamiętać. Jest to absolutna podstawa.

Jednoznaczna

Nie powinno być swobody w interpretacji podpunktów procedury. Jej treść musi jasno informować, co należy zrobić. Jednoznaczność ograniczy tłumaczenie się w stylu "Zrozumiałem, że to inaczej mam zrobić" itd.

Wszyscy zainteresowani powinni mieć realny wpływ na jej kształt

Wszyscy korzystający z danej procedury powinni mieć realny wpływ na jej modyfikacje. Tylko osoba na co dzień korzystająca z procedury widzi słabe punkty i powinna mieć możliwość jej usprawnienia.

Procedur nie może być za wiele

Co za dużo to nie zdrowo :) Tworząc procedury warto skupić się tylko na najważniejszych obszarach działania firmy. Nie da się przewidzieć wszystkich sytuacji i spisać wszystkiego na papier.

Dlaczego stosuję procedury?

W swoich działaniach stosuję procedury od ponad roku, a więc stosunkowo od niedawna. Ze stosowaniach ich widzę kilka korzyści:

  • Standaryzacja działań – u mnie każdy programista musi korzystać z SVN i TeamWorka. Ponadto pewne ramy projektu powinny być podobne niezależnie kto realizuje projekt. Spisując to, każdy pracuje w pewnych ramach, nie ma chaosu.
  • Mniejsze ryzyko, ze o czymś się zapomni – mając procedurę testowania stron www ograniczam ryzyko zapomnienia o czymś. Testowanie jest dość rozbudowanym procesem i łatwo o czymś po prostu zapomnieć :).
  • Udoskonalanie pracy zgodnie z TQM – tak jak pisałem w poprzednich wpisach. Staram się pracować zgodnie z TQM. Procedury są jednym z elementów tego podejścia. Ciągle je udoskonalając, podnoszę jakość pracy.
  • Szybsze wdrożenie nowego pracownika – jeżeli najbardziej istotne aspekty są spisane, nie trzeba wszystkiego powtarzać każdemu od 0. Wystarczy udostępnić procedurę i odpowiedzieć na pytania i wątpliwości.

Ciekaw jestem, czy poza mną ktoś jeszcze stosuje procedury w małych firmach. Zachęcam do dyskusji :)

Co sądzisz o wpisie?

BeżnadziejnySłabyŚredniDobryBardzo dobry (Brak ocen, bądź pierwszy!)
Loading...

Komentarze z Facebooka

Skomentuj