Z Getting Things Done mam styczność od 2013 roku (tak mniej więcej). Narastająca lista zadań i obowiązków skłoniła mnie do znalezienia efektywnego sposobu radzenia sobie z nimi.

Dlaczego warto szukać efektywnego sposobu zarządzania czasem?

W czasach jakich żyjemy mamy przesyt informacji. Jesteśmy bombardowani nowymi informacji zewsząd: poczta email, telefony, blogi, serwisy informacyjne, Facebook… i długo tak by wymieniać. Nikt nie jest w stanie zapamiętać wszystkich informacji – co ma zrobić, w jakim czasie, z kim itd. Dlatego powinniśmy w jakiś sposób filtrować te informacje.

Czym jest GTD?

Getting Things Done – w skrócie GTD, to metodologia, która ma za zadanie:

  1. uchwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane – natychmiast, później, kiedyś, całościowo, w niewielkim stopniu, czy w jakiejkolwiek inny sposób – w ramy logicznego i niezawodnego systemu niezaprzątającego Twojej głowy i odciążającego myśli

  2. zdyscyplinowanie Cię w taki sposób, abyś podejmował wstępne decyzje dotyczące każdego zadania jakiego zamierzasz się podjąć, po to, abyś zawsze miał zaplanowane „następne działanie” które w każdej chwili możesz podjąć lub przeprojektować.

Fragment z książki "Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności".

Metoda GTD opera się na pięcioetapowym zarządzaniu zadaniami.

1. Gromadzenie

Pierwszym etapem jaki musisz wykonać jest zgromadzenie wszystkich rzeczy wymagających twojej uwagi w jedno miejsce (ja nazywam je skrzynką odbiorczą). Takimi rzeczami mogą być: lista zobowiązań, pomysły, motaki, emaile, kalendarz ze spotkaniami itd. Są to przedmioty fizyczne, zapiski w komputerze oraz twoje myśli.

Po co gromadzić?

  1. Dowiesz się ile tego jest – żeby poradzić sobie ze wszystkimi zadaniami najpierw musisz je poznać Zapewne sam się zdziwisz, że jest tego aż tak wiele :)
  2. Oczyścisz umysł – jak już zbierzesz wszystko w jedno miejsce będziesz spokojniejszy. Twój umysł nie będzie ciągle analizował, czy czegoś nie zapomniałeś. Wyeliminujesz zbędny impuls wywołujący stres
  3. Będziesz się mógł skupić tylko na analizie.

2. Analiza

Na analizę składa się procedura decyzyjna, oparta na założeniach:

  • Zajmować się tylko jedną sprawą jednocześnie
  • Nigdy nie wstawiać niczego z powrotem do skrzynki odbiorczej.

Jeżeli jakaś sprawa nie wymaga żadnego działania to ląduje w jednym z trzech miejsc:

  • Kosz – tu wrzucaj wszystko, co nie wymaga żadnych działań teraz ani w przyszłości. Są niepotrzebne.
  • Archiwum – tu znajdują się sprawy, które nie wymagają działań, ale zawierają informacje, które mogą się przydać w przyszłości.
  • Kiedyś/Może – Lista spraw do zrealizowania w bliżej nieokreślonej przyszłości.

Jeżeli sprawa wymaga podjęcia działania masz do wyboru:

  • Jeżeli zajmie mniej niż dwie minuty wykonaj ją od razu
  • Przekazać ją innej osobie
  • Zapisać do kalendarza, jeżeli sprawa określona jest ścisłe czasowo (np. spotkanie)
  • Dodać ją do listy zadań, aby została wykonana tak szybko jak to jest możliwe.

3. Porządkowanie

Porządkowanie w GTD polega na pogrupowaniu zgromadzonych i przeanalizowanych informacji tak, żeby można było łatwo do nich wrócić.

Przykładowy podział wszystkich spraw:

  • Projekty
  • Najbliższe zadania – zadania wymagające realizacji jak najszybciej
  • Oczekiwane – tu lądują zadania przekazane innym osobom
  • Kalendarz – do kalendarza trafiają tylko działania, które musisz wykonać w konkretnym dniu lub czasie.

4. Przegląd

Jak już masz wszystko zapisane, przeglądaj listę zadań i kalendarz codziennie.

Przynajmniej raz w tygodniu Allen zaleca wykonanie pełnego przeglądu, w którym następuje przetwarzanie spraw ze skrzynki odbiorczej i przeglądanie wszystkich zadań oraz projektów.

5. Realizacja

Wybór zaplanowanych zadań do wykonania w danym momencie opieraj na 4 kryteriach:

  • kontekst, w którym akurat się znajdujesz (np. „telefon” skłania do wykonania wszystkich telefonów z listy)
  • dostępny czas
  • dostępna energia
  • priorytet

No i najważniejsze. Żeby mieć jakiekolwiek korzyści ze stosowania GTD wykonuj wszystkie etapy cyklicznie!

Powyższy wpis zawiera podstawowe informacje o metodzie Gething Thing Done. Zachęcam do przeczytania całej książki Allena. Nie jest droga, a zawarte tam informacje pomogą ci zorganizować swoje życie :).

Powyższy link pochodzi z programu partnerskiego. Jeżeli za pomocą niego zakupisz książkę, zarobię na prowizji.

Co sądzisz o wpisie?

BeżnadziejnySłabyŚredniDobryBardzo dobry (Brak ocen, bądź pierwszy!)
Loading...

Komentarze z Facebooka

Skomentuj